joomla 3.5 ошибка.
Автоматизация магазина

Автоматизация магазина розничной торговли

В данной статье мы рассмотрим пример автоматизации розничного магазина по продаже продуктов питания. Допустим, мы провели небольшое маркетинговое исследование и набросали план мероприятий для организации успешной торговли.

 

ЗАДАНИЕ: организовать прием и заказ товаров у контрагентов, обеспечить бесперебойную работу касс розничного магазина, продумать удобный механизм отчетов и контроля за действиями персонала.

Итак сформируем план действий:

  1. Для бесперебойной работы торговли необходимо сделать 2 кассовых места (в случае проблем с одной из касс, всегда доступна 2-я).
  2. У клиента должен быть удобный доступ к кассе, все действия кассира должны быть «прозрачны» для клиента.
  3. Во время работы с заказом клиента, кассир должен тратить минимум времени. Проведем оптимизацию наших бизнес-процессов: 
    введем должности кассира и консультанта(консультант находится в зале и помогает клиентам определиться с выбором, кассир оформляет покупку и отвечает за прикассовую зону товаров);
    предоставим возможность клиенту определиться с выбором самостоятельно (магазин самообслуживания);
    используем удобную систему идентификации товара (остановимся на системе штрих кодирования)....
  4. Необходимо наладить своевременную доставку товара в розничный магазин. Закупки, анализ потребностей.
  5. Сформировать ценовую политику, определяемся с наценкой.
  6. Организовать получение информации о деятельности магазина (отчеты по продажам, оборачиваемость товара)
  7. Определиться с системой мотивации персонала.
  8. Ввести систему контроля (удобные и регулярные инвентаризации, видеонаблюдение, удаленный доступ, разграничение прав персонала).
  9. Придумать систему лояльности клиентов, запланировать маркетинговые мероприятия (акции, смс-рассылки, почтовые рассылки, флаеры, создание сайта-визитки).

Мы умышленно не обсуждаем такие важные моменты как: формирование ассортимента и выкладки товара, т.к. рассматриваем только процессы автоматизации торговли розничного магазина.

1. Собираем рабочее место кассира (РМК)

Итак, для РМК нам понадобятся:

ПК (из опыта автоматизации рекомендуем Вам использовать полноценный компьютер, можно портативный — в небольшом корпусе) + монитор и средства управления (клавиатура и мышь)
Сканер штрих кодов (для быстрой обработки клиентских заказов)
ККМ (кассовый аппарат для чеков)
детектор валют
денежный ящик
ПО (программа для работы кассира)
терминал безналичной оплаты
дисплей покупателя
ИБП (бесперебойник — защита от неожиданных скачков напряжения, отключения электричества)
Мы сформировали РМК, такой же набор оборудования нам нужен для второго места кассира.
Конечно есть варианты сократить расходы, отказавшись от части оборудования. В нашем случае мы формируем 2 полноценных места кассира. Цена такого РМК будет колебаться в районе 80-100 тыс.руб., цена может быть и намного выше, все зависит от наших предпочтений и возможностей.

2. «Прозрачность» действий кассира

В комплект РМК мы включили дисплей покупателя, что позволит выводить информацию для клиента при оформлении покупки, кроме того мы будем использовать ККМ для печати чеков — в чек мы можем вывести любую информацию о покупке (дату, время, ФИО кассира, наименование товара, количество, цену, скидки, номер дисконтной карты, рекламную информацию).

3. Оформление продажи, минимум времени

Мы решили, что для оптимизации временных затрат будем использовать систему штрих кодов — это позволит «набивать» заказ клиента в полуавтоматическом режиме, с помощью специального сканера. Т.к. у нас будет консультант в торговом зале, то кассир сможет тратить гораздо меньше времени на помощь клиенту в выборе товара. Таким образом мы минимизируем очереди и увеличим пропускную способность касс.

4. Закупки и поставки

Бизнес-процесс продаж в целом сформирован, теперь необходимо «подтянуть» тылы. Понятно, что если кассы нацелены на быстрые и удобные продажи, то не стоит принимать товар и заниматься аналитикой прямо на РМК. Для складских задач и получения отчетов мы организуем место для администратора магазина. Набор для работы администратора будет следующим:

ПК + монитор и средства управления (клавиатура и мышь), либо ноутбук
cканер
принтер
ПО (для работы с базой товаров, возможность анализа продаж и складских операций)
принтер штрих кодов, для маркировки товара без штрих кодов (опционально)
ТСД — терминал сбора данных (опционально)
Теперь наш администратор сможет делать заказы поставщикам, видеть остатки товара и принимать поставки. При этом не пострадает процесс продаж, кассы всегда готовы обслужить клиента. Цена рабочего места администратора составит от 50 тыс. руб. и выше.

5. Формируем цены

Мы дошли до момента когда у нас есть практически все для работы администратора и продавцов, но нет связи между складом и кассами. Выбирая ПО для касс и рабочего места, стоит помнить о том, что в итоге все это будет работать как единое целое, обмениваясь информацией. Поэтому иногда стоит потратить чуть больше средств на ПО, но тогда будет возможность сократить затраты на услуги программиста и ИТ-специалистов, которые будут реализовывать проект автоматизации магазина. В нашем случае цена на комплект от фирмы 1С составит около 40 тыс. руб. (при расчете стоимости РМК и рабочего места администратора эта сумма уже учтена). В схематичном виде процесс работы всего магазина можно представить в виде следующей картинки:

Схема работы торговли розничного магазина

Де факто в качестве ПО центральной базы в 95% случаев используются программные продукты фирмы 1С. В качестве ПО для РМК разброс решений гораздо выше. Как видите, у нас есть центральный узел. База в которую поступает информация о продажах на РМК, ведется складской учет и формируется ценовая политика, подготавливаются документы установки цен на наш товар, формируется информация о товарах и ценах для РМК (касс). С течением времени, успешный бизнес будет расширяться, в таком случае наша схема может приобрести, к примеру, такой вид:

Схема работы при расширении торговли

Суть работы такой схемы кардинально не изменится, для унификации бизнес-процессов часть полномочий возьмет на себя центральный офис. Гибкость системы - немаловажный вопрос. В нашем случае мы планируем работу единственного магазина, но в будущем сможем безболезненно расширять свой бизнес. Конечно, для этого потребуются некоторые денежные вливания, но главный бизнес-процесс не остановится ни на минуту! Это самое главное для нас.

6. Отчеты, отчеты, отчеты...

Грамотное планирование очень важно для бизнеса, глупо закупать новогодние елки в апреле, или огромную партию дневников в октябре, когда родители уже собрали детей в школу. Чтобы грамотно управлять магазином нам нужна информация. В этом нам поможет центральная база, в которой мы будем формировать отчеты по остаткам на складе, проводить ABC и XYZ-анализ для товаров, получать данные о рентабельности нашего розничного магазина. Мы можем ограничить просмотр данных для администратора, постепенно доверяя ему новые функции, ставить задачи инвентаризации и анализировать планы продаж.

7. Стимулируем продажи

Чтобы персонал был заинтересован в высокой выручке торговой точки, обязательно надо вводить систему мотивации на основе процента от продаж, а также выполнения плана торговой точкой. На основе нашего ПО мы можем организовать схему персональных продаж:
1.Продавец при продаже товара использует карту сотрудника, получая бонусы за каждую оформленную продажу.
2.В конце расчетного периода (обычно месяц) мы формируем отчет по сотрудникам в центральной базе и вычисляем заработную плату сотрудников на основе персональных показателей.
3.Можно использовать более продвинутую схему, начислять больше бонусов за «трудный» (который тяжело продается) товар.
Таким образом мы не усложняем процесс оформления продаж (пробить карту сотрудника займет пару секунд) и повышаем показатели продаж. Такая система мотивации не панацея, но для нашего случая мы решили использовать именно ее.

8. Внимание! В магазине ведется видеонаблюдение

Не стоит уповать на безупречность и порядочность персонала. Конечно, далеко не все работники страдают клептоманией, но все же не стоит пренебрегать системой видеонаблюдения. Кроме того стоит продумать систему прав для кассиров и администратора. На кассах у нас будет 3 типа пользователей: кассир, старший кассир и администратор. Функции кассира:

добавление или удаление товара в чеке
«пробитие» чека — продажа
просмотр цены на товар
ввод дисконтых карт клиента (если используются)
Функции старшего кассира сводятся к тем же, что и у кассира + возможность снятия отчетов за смену. Администратор, кроме всего вышеперечисленного, сможет делать внесение денег в кассу (размен на начало смены) и возвраты. Наши РМК оборудованы денежными ящиками, что позволит, хранить денежную массу. Ключ от денежных ящиков можно выдать под личную ответственность администратора. В купе с установленными видеокамерами, получаем неплохую систему контроля. Важно понимать, что система видеонаблюдения должна быть надежно защищена от внешнего воздействия. Т.е. находиться под замком или записывать данные в облачное хранилище (интернет-сервис видеонаблюдения). Для контроля за остатками товара, необходимо проводить полную или частичную инвентаризацию и ввести материальную ответственность персонала.

9. Захватываем рынок

Осталось дело за малым, привлечь клиента! Тут, что называется полный полет фантазии: от смс-рассылок, до объявлений в лифтах. Что касается автоматизации магазина, то здесь так же огромное количество решений для повышения лояльности клиента. Можно сделать систему бонусов и выдавать клиентам бонусные карты, либо завести дисконтные карты и организовывать разовые акции для постоянных покупателей (большие скидки на определенные товары). Все эти варианты позволяет реализовать выбранная нами схема работы.


ИТОГИ
Конечно данный материал не претендует на звание универсальной инструкции. Мы просто попытались поэтапно сформулировать задачи и подобрать инструменты для автоматизация магазина розничной торговли.
Нельзя однозначно назвать и бюджет проекта, не вникнув в него и не выслушав владельца бизнеса. В нашем случае примерный бюджет составит 300 тыс. рублей, из них:
250 тыс. руб. составит стоимость 2-х РМК и рабочего места администратора (включая стоимость ПО для касс и центральной базы) около 50 тыс. руб. составит стоимость системы видеонаблюдения и организация доступа в интернет.
Траты на автоматизацию могут составить сумму и на порядок меньшую (около 25 тыс. руб.) - такие решения тоже есть и имеют право на жизнь. В нашем случае список задач и потребностей бизнеса потребовал больших вложений. Каждый бизнес и его автоматизация требуют индивидуального подхода. Работайте с профессионалами!

Хороших Вам продаж!

 Подробнее задать вопрос можно нашему консультанту. Спасибо!

Top