В чем суть аутсорсинга и в чем его плюсы?

Так что же означает этот умный термин —Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области (https://ru.wikipedia.org/wiki/Аутсорсинг). Сразу оговоримся, что речь пойдет о грамотной аутсорсинговой фирме, руководство которой заинтересовано в долгом и плодотворном сотрудничестве с клиентом. Любой адекватный аутсорсинг невозможен без предварительного аудита и последующих консалтинговых услуг. Разобъем эту цепочку на этапы и проанализируем каждый.

wiki

1. Аудит 

Важность этого этапа, нельзя недооценивать, если бизнес действительно заинтересован в качественной «перезагрузке», введении новых форм автоматизации, упрощении бизнес-процессов или реализации их с нуля, то процесс аудита должен быть под пристальным контролем. Для начала, желательно определить наиболее ключевые бизнес-процессы и проблемы ИТ-инфраструктуры, а также критически важные корпоративные сервисы (к примеру почта, внутренний чат, сайт компании и т.д.). Обращайте внимание на то, как специалисты аутсорсинговой компании проводят аудит. Для того, чтобы вникнуть в суть работы компании недостаточно поговорить с начальником отдела или посмотреть 10 минут на парк серверного оборудования.На основе собранных данных будет строиться бизнес-план развития ИТ-инфраструктуры, поэтому ошибки и недочеты должны быть сведены к минимуму. Согласитесь, что заливка фундамента это очень важный этап в строительстве, так и в построении грамотной ИТ-инфраструктуры следует уделить особое внимание планированию и сбору вводной информации. Обратите внимание на сотрудников фирмы-аудитора, если они задают вопросы — это хорошо. Много информации не бывает, а вот ее недостаток может отрицательно сказаться на конечном результате. Грамотный аудит может занять достаточно продолжительное время, нередко компании заказывают эту услугу отдельно, иногда сразу у нескольких фирм, чтобы получить независимую и наиболее полную картину.

2. Консалтинг 

После сбора информации о компании, выслушивания пожеланий заказчика и определения вектора развития ИТ-инфраструктуры на ближайшее время, следует переходить к выбору средств и методов реализации задуманного. Иногда достаточно тонкой настройки уже установленных программ и оборудования клиента, а также вводной консультации персонала. Тут нет какого-то универсального средства или совета, каждый случай индивидуален, как говорится:»Дьявол в деталях». Значительное время может занять поставка оборудования и программного обеспечения, не всегда нужное решение есть на складе поставщика, возможна даже корректировка в «закупках», если для реализуемого проекта сроки крайне важны. Не забывайте об одном простом правиле: фирма-подрядчик тоже бизнес и он тоже должен приносить деньги. Могут возникнуть ситуации, когда «из пушки стреляют по воробьям» или «микроскопом забивают гвозди». Т.е. для конкретного проекта покупается слишком дорогое и избыточное по своей функциональности оборудование. Возможны, также ситуации, когда фирма-подрядчик делает большую скидку на работы, исходя из достаточно серьезной стоимости оборудования, но по факту оказывается, что подобное оборудование можно было купить гораздо дешевле у другого поставщика. Не стесняйтесь задавать вопросы сотрудникам фирмы-аутсорсера, если это профессионалы — Вы всегда получите адекватную консультацию.

 3. Аутсорс

Финальный этап нашей истории. Поддержка ИТ-инфраструктуры в рабочем состоянии, реагирование на текущие проблемы, консультация пользователей. Грамотный аутсорсинг заинтересован в бесперебойной работе Вашего бизнеса, ведь это прямой доход не только Вашего бизнеса, но и бизнеса фирмы-аутсорсера. Помните, Вы платите деньги не за устраненные проблемы, или консультацию пользователей, вернее не только за это. Вы платите за решение под ключ, которое должно быть одним из драйверов развития Вашего бизнеса.

Итак, что имеем в сухом остатке:

  • лучше привлекать одного подрядчика на все этапы работ
  • обратите внимание на сотрудников ведущих проект, если они постоянно пытаются что-то Вам продать, это должно насторожить
  • дайте четко понять подрядчику на чем он должен сосредоточиться в первую очередь, иначе он сосредоточиться на том, что сам посчитает важным (это не всегда совпадает с целями бизнеса)
  • смета; объем предполагаемых работ и закупаемого оборудования должен быть понятен
  • внятный договор и понятные сроки реакции на ИТ-проблемы
  • информационная безопасность, возможность заключить договор о неразглашении коммерческой тайны
  • в итоге бизнес должен получить прозрачное решение «под ключ»

P.S.:  Иногда на различных ИТ-сайтах проскальзывают попытки сравнения ИТ-аутсорсинга с услугами штатного системного администратора. Мы не будем заниматься этим вопросом в данной статье потому, что это некорректно, по многим причинам. Приведу для примера всего три:

  • Системный администратор не может охватить все ИТ-области
  • Системный администратор не имеет внешней мотивации для модернизации структуры компании
  • Системный администратор (если он действительно хороший профессионал) очень часто стоит дороже, чем услуги грамотной аутсорсинговой фирмы.

Подключение к ЕГАИС

Компания ОМИКРОН имеет богатый опыт внедрения программных продуктов для торговли, а также в настройке ЕГАИС.

Мы готовы помочь Вам при внедрение ЕГАИС на любой стадии. Настройка кассового ПО (Frontol, 1С Розница, Штрих-М «Кассир»), устранение возможных проблем, обучение персонала.

 В целом проект внедрения ЕГАИС можно разбить на 4 этапа:

ЕГАИС_этапы

1) Подготовка электронной подписи и организация обменов информацией с государственным порталом

Для работы с ЕГАИС Вам понадобится настроить механизм использования ЭЦП. Каждому предпринимателю зарегистрированному в системе обязательно выдается сертификат, с помощью которого он подтверждает любое свое действие с алкогольной продукцией, будь то продажа или прием алкоголя. Таким образом и осуществляется контроль за оборотом алкогольной продукции. Для работы с сертификатом нужен специальный электронный ключ (похож на флэшку) — JaCarta. В целом первый этап настройки сводится к следующим шагам: регистрация компании на государственном портале, получение сертификата ЭЦП, покупка ключа JaCarta, настройка связи между магазином и государственным порталом с помощью специальной программы УТМ(универсальный транспортный модуль).

2) Подготовка, сопоставление номенклатуры и поставщиков алкогольной продукции

В процессе работы с ЕГАИС необходимо понять основополагающий момент — вся заведенная у вас алкогольная номенклатура должна быть однозначно определенна в гос.системе регулирования алкогольной продукции (при любой операции: работа с поставщиками, продажа продукции). Для этого каждое предприятие должно сопоставить свою номенклатуру и список поставщиков с единым гос.реестром. Только после этой процедуры у Вас станет возможным корректный прием алкогольной продукции от контрагентов и легальный (правильный) процесс продаж.

3) Проверка режима продажи, печати QR-кода для алкогольной продукции

Настройка оборудования, проверка корректности заведения номенклатуры, подготовка РМК(рабочего места кассира).

4) Обучение персонала

Полный цикл бизнес-процессов: приемки, списания, подготовки для продажи алкоголя, а также самого процесса продажи.

 Часто задаваемые вопросы: 

«Установили новую 1С Розница 2.2, все вроде работает, продажи идут, но не списываются остатки, почему такое может быть?» Скорее всего, алкоголь 'не отправляется' в торговый зал, необходимо оформить документ 'Передача в торговый зал ЕГАИС'.

«ККМ поддерживает QR-коды, но при этом из 1С ККМ не печатает необходимый для продажи алкоголя код.» Необходимо посмотреть настройки ККМ, сначала попробовать напечатать тестовый QR-код из драйвера ККМ, если все получилось, тогда проблема в настройках 1С. В зависимости от версии 1С может быть несколько вариантов решения проблемы - от замены драйвера ККМ в 1С, до отсутствия признака алкогольной номенклатуры у продаваемого товара.

«Настройки ЕГАИС корректны, маркированный алкоголь продается без проблем, но непонятно, что делать с разливным пивом? Принимаем в декалитрах, открываем кеги, продаем литры - как вести учет?» В этой ситуации ничего сложного. В самом вопросе уже есть ответ. Для корректной работы с разливным пивом достаточно ввести необходимый набор упаковок: обязательная упаковка 1 ДАЛ(10 литров) - требование системы, дополнительные(обязательные) - для используемой тары(к примеру, кега 25 литров, кега 30 литров), дополнительные (необязательные) - для оформления розничных продаж(своя тара 0.5 литра, 1 литра и т.д.). Принимаем товар в далах(декалитрах), передаем в торговый зал в кегах, а продаем в своей таре.

«Магазин существует давно, не знаем с чего начать, у нас даже таких настроек нет.» Часто проблемы решаются обновлением кассового ПО. Не забывайте, что при разработке кассовой программы разработчики не могли учесть изменение законодательства спустя несколько лет после выхода программы.

Конечно, это далеко не полный список возможных вопросов при внедрении ЕГАИС и, конечно, мы готовы решить Ваши проблемы с ЕГАИС. В заключении отметим, что каждый случай индивидуален и то, что может стать панацеей для одних, не факт, что поможет другим. Для самостоятельного изучения вопроса рекомендуем официальный портал — https://its.1c.ru/db/egais

С уважением, команда ОМИКРОН