Мотивация для бизнеса

 Минимизация рисков

Во-первых, стоит задуматься, что произойдет, если полностью отказаться от информационных систем, компьютеров, принтеров, телефонии. Тяжело представить успешный бизнес без ИТ-инфраструктуры. Конечно, в один момент времени все это многообразие техники не может выйти из строя, но может выйти из строя любая немаловажная часть. Такой показатель как выручка за день, вполне может быть спрогнозирован, так же как и средний чек клиента. Представьте сколько клиентов вы потеряете в результате «зависания базы» или из-за того, что выключили интернет. Во многих организация это воспринимается как данность:»Что сделаешь, день сегодня такой!» Думаю никому не надо объяснять ,что это неправильный подход. Существуют десятки способов избежать подобных авральных ситуаций. 

 Автоматизация задач

Во-вторых, информационные системы должны выступать в качестве драйвера развития бизнеса. Можно тратить время на то, чтобы распечатать отчет и отнести его руководителю, аможно развернуть единое информационное пространство внутри компании и сделать возможность доступа руководства из любой точки мира, где есть интернет. Ни для кого, ни секрет, что современный бизнес не может жить без оперативной информации и возможности ее также оперативно обработать. Кому нужны прайсы с недельной задержкой? или счет отправленный обычным конвертом по почте? 

 Конкурентное преимущество

В-третьих, ИТ-системы могут выступить в качестве уникальной особенности Вашего бизнеса — «фишки», выделить среди конкурентов и дать преимущество в борьбе за клиента. Интересный сайт, отлаженная система приема заказов, удобные инструменты для работы менеджеров, приложение для iPhone и т.д.- все это работает на Ваш имидж, престиж компании.

Иногда целесообразно заказать аудит ИТ-инфраструктуры или консалтинговые услуги. Очень часто бывают ситуации, когда предприниматель вкладывает серьезные суммы в какое-то решение, информационную систему — в итоге она используется на 5-10% процентов, а многие операции работники продолжают делать, что называется «на коленке». Либо наоборот, финансирование недостаточно для поставленных задач, тогда получается ситуация, когда деньги просто потрачены впустую и результат не достигнут.

Резюме 

Итак, что мы имеем в сухом остатке? Рост информационных систем фирмы неизбежен, если фирма развивается. Подходить к этому вопросу стоит комплексно, привлекая профессионалов. Грамотное планирование и внедрение позволит снизить риски простоя Вашего предприятия, повысит привлекательность в глазах клиента, а также даст хорошую базу для дальнейшего развития.

Удачи Вам в новых начинаниях!

 

Автоматизация магазина розничной торговли

В данной статье мы рассмотрим пример автоматизации розничного магазина по продаже продуктов питания. Допустим, мы провели небольшое маркетинговое исследование и набросали план мероприятий для организации успешной торговли.

 ЗАДАНИЕ: организовать прием и заказ товаров у контрагентов, обеспечить бесперебойную работу касс розничного магазина, продумать удобный механизм отчетов и контроля за действиями персонала.

 Итак сформируем план действий:

  • Для бесперебойной работы торговли необходимо сделать 2 кассовых места (в случае проблем с одной из касс, всегда доступна 2-я).
  • У клиента должен быть удобный доступ к кассе, все действия кассира должны быть «прозрачны» для клиента.
  • Во время работы с заказом клиента, кассир должен тратить минимум времени. Проведем оптимизацию наших бизнес-процессов:
  • введем должности кассира и консультанта(консультант находится в зале и помогает клиентам определиться с выбором, кассир оформляет покупку и отвечает за прикассовую зону товаров);
  • предоставим возможность клиенту определиться с выбором самостоятельно (магазин самообслуживания);
  • используем удобную систему идентификации товара (остановимся на системе штрих кодирования)….
  • Необходимо наладить своевременную доставку товара в розничный магазин. Закупки, анализ потребностей.
  • Сформировать ценовую политику, определяемся с наценкой.
  • Организовать получение информации о деятельности магазина (отчеты по продажам, оборачиваемость товара)
  • Определиться с системой мотивации персонала.
  • Ввести систему контроля (удобные и регулярные инвентаризации, видеонаблюдение, удаленный доступ, разграничение прав персонала).
  • Придумать систему лояльности клиентов, запланировать маркетинговые мероприятия (акции, смс-рассылки, почтовые рассылки, флаеры, создание сайта-визитки).

Мы умышленно не обсуждаем такие важные моменты как: формирование ассортимента и выкладки товара, т.к. рассматриваем только процессы автоматизации торговли розничного магазина.

 1. Собираем рабочее место кассира (РМК)

Итак, для РМК нам понадобятся:

ПК (из опыта автоматизации рекомендуем Вам использовать полноценный компьютер, можно портативный — в небольшом корпусе) + монитор и средства управления (клавиатура и мышь)

Сканер штрих кодов (для быстрой обработки клиентских заказов)

ККМ (кассовый аппарат для чеков)

детектор валют

денежный ящик

ПО (программа для работы кассира)

терминал безналичной оплаты

дисплей покупателя

ИБП (бесперебойник — защита от неожиданных скачков напряжения, отключения электричества)

Мы сформировали РМК, такой же набор оборудования нам нужен для второго места кассира.

Конечно есть варианты сократить расходы, отказавшись от части оборудования. В нашем случае мы формируем 2 полноценных места кассира. Цена такого РМК будет колебаться в районе 80-100 тыс.руб., цена может быть и намного выше, все зависит от наших предпочтений и возможностей.

 2. «Прозрачность» действий кассира

В комплект РМК мы включили дисплей покупателя, что позволит выводить информацию для клиента при оформлении покупки, кроме того мы будем использовать ККМ для печати чеков — в чек мы можем вывести любую информацию о покупке (дату, время, ФИО кассира, наименование товара, количество, цену, скидки, номер дисконтной карты, рекламную информацию). 

 2. «Прозрачность» действий кассира ??????????

Мы решили, что для оптимизации временных затрат будем использовать систему штрих кодов — это позволит «набивать» заказ клиента в полуавтоматическом режиме, с помощью специального сканера. Т.к. у нас будет консультант в торговом зале, то кассир сможет тратить гораздо меньше времени на помощь клиенту в выборе товара. Таким образом мы минимизируем очереди и увеличим пропускную способность касс. 

4. Закупки и поставки 

Бизнес-процесс продаж в целом сформирован, теперь необходимо «подтянуть» тылы. Понятно, что если кассы нацелены на быстрые и удобные продажи, то не стоит принимать товар и заниматься аналитикой прямо на РМК. Для складских задач и получения отчетов мы организуем место для администратора магазина. Набор для работы администратора будет следующим:

ПК + монитор и средства управления (клавиатура и мышь), либо ноутбук

cканер

принтер

ПО (для работы с базой товаров, возможность анализа продаж и складских операций)

принтер штрих кодов, для маркировки товара без штрих кодов (опционально)

ТСД — терминал сбора данных (опционально)

Теперь наш администратор сможет делать заказы поставщикам, видеть остатки товара и принимать поставки. При этом не пострадает процесс продаж, кассы всегда готовы обслужить клиента. Цена рабочего места администратора составит от 50 тыс. руб. и выше.

 Формируем цены

Мы дошли до момента когда у нас есть практически все для работы администратора и продавцов, но нет связи между складом и кассами. Выбирая ПО для касс и рабочего места, стоит помнить о том, что в итоге все это будет работать как единое целое, обмениваясь информацией. Поэтому иногда стоит потратить чуть больше средств на ПО, но тогда будет возможность сократить затраты на услуги программиста и ИТ-специалистов, которые будут реализовывать проект автоматизации магазина. В нашем случае цена на комплект от фирмы 1С составит около 40 тыс. руб. (при расчете стоимости РМК и рабочего места администратора эта сумма уже учтена). В схематичном виде процесс работы всего магазина можно представить в виде следующей картинки: 

cb

Де факто в качестве ПО центральной базы в 95% случаев используются программные продукты фирмы 1С. В качестве ПО для РМК разброс решений гораздо выше. Как видите, у нас есть центральный узел. База в которую поступает информация о продажах на РМК, ведется складской учет и формируется ценовая политика, подготавливаются документы установки цен на наш товар, формируется информация о товарах и ценах для РМК (касс). С течением времени, успешный бизнес будет расширяться, в таком случае наша схема может приобрести, к примеру, такой вид: 

bo

Суть работы такой схемы кардинально не изменится, для унификации бизнес-процессов часть полномочий возьмет на себя центральный офис. Гибкость системы — немаловажный вопрос. В нашем случае мы планируем работу единственного магазина, но в будущем сможем безболезненно расширять свой бизнес. Конечно, для этого потребуются некоторые денежные вливания, но главный бизнес-процесс не остановится ни на минуту! Это самое главное для нас. 

6. Отчеты, отчеты, отчеты… 

Грамотное планирование очень важно для бизнеса, глупо закупать новогодние елки в апреле, или огромную партию дневников в октябре, когда родители уже собрали детей в школу. Чтобы грамотно управлять магазином нам нужна информация. В этом нам поможет центральная база, в которой мы будем формировать отчеты по остаткам на складе, проводить ABC и XYZ-анализ для товаров, получать данные о рентабельности нашего розничного магазина. Мы можем ограничить просмотр данных для администратора, постепенно доверяя ему новые функции, ставить задачи инвентаризации и анализировать планы продаж. 

 7. Стимулируем продажи

Чтобы персонал был заинтересован в высокой выручке торговой точки, обязательно надо вводить систему мотивации на основе процента от продаж, а также выполнения плана торговой точкой. На основе нашего ПО мы можем организовать схему персональных продаж:

1.Продавец при продаже товара использует карту сотрудника, получая бонусы за каждую оформленную продажу.

2.В конце расчетного периода (обычно месяц) мы формируем отчет по сотрудникам в центральной базе и вычисляем заработную плату сотрудников на основе персональных показателей.

3.Можно использовать более продвинутую схему, начислять больше бонусов за «трудный» (который тяжело продается) товар.

Таким образом мы не усложняем процесс оформления продаж (пробить карту сотрудника займет пару секунд) и повышаем показатели продаж. Такая система мотивации не панацея, но для нашего случая мы решили использовать именно ее. 

 8. Внимание! В магазине ведется видеонаблюдение

Не стоит уповать на безупречность и порядочность персонала. Конечно, далеко не все работники страдают клептоманией, но все же не стоит пренебрегать системой видеонаблюдения. Кроме того стоит продумать систему прав для кассиров и администратора. На кассах у нас будет 3 типа пользователей: кассир, старший кассир и администратор. Функции кассира:

добавление или удаление товара в чеке

«пробитие» чека — продажа

просмотр цены на товар

ввод дисконтых карт клиента (если используются)

Функции старшего кассира сводятся к тем же, что и у кассира + возможность снятия отчетов за смену. Администратор, кроме всего вышеперечисленного, сможет делать внесение денег в кассу (размен на начало смены) и возвраты. Наши РМК оборудованы денежными ящиками, что позволит, хранить денежную массу. Ключ от денежных ящиков можно выдать под личную ответственность администратора. В купе с установленными видеокамерами, получаем неплохую систему контроля. Важно понимать, что система видеонаблюдения должна быть надежно защищена от внешнего воздействия. Т.е. находиться под замком или записывать данные в облачное хранилище (интернет-сервис видеонаблюдения). Для контроля за остатками товара, необходимо проводить полную или частичную инвентаризацию и ввести материальную ответственность персонала.

 9. Захватываем рынок

Осталось дело за малым, привлечь клиента! Тут, что называется полный полет фантазии: от смс-рассылок, до объявлений в лифтах. Что касается автоматизации магазина, то здесь так же огромное количество решений для повышения лояльности клиента. Можно сделать систему бонусов и выдавать клиентам бонусные карты, либо завести дисконтные карты и организовывать разовые акции для постоянных покупателей (большие скидки на определенные товары). Все эти варианты позволяет реализовать выбранная нами схема работы. 

 ИТОГИ

Конечно данный материал не претендует на звание универсальной инструкции. Мы просто попытались поэтапно сформулировать задачи и подобрать инструменты для автоматизация магазина розничной торговли.

Нельзя однозначно назвать и бюджет проекта, не вникнув в него и не выслушав владельца бизнеса. В нашем случае примерный бюджет составит 300 тыс. рублей, из них:

250 тыс. руб. составит стоимость 2-х РМК и рабочего места администратора (включая стоимость ПО для касс и центральной базы) около 50 тыс. руб. составит стоимость системы видеонаблюдения и организация доступа в интернет.

Траты на автоматизацию могут составить сумму и на порядок меньшую (около 25 тыс. руб.) — такие решения тоже есть и имеют право на жизнь. В нашем случае список задач и потребностей бизнеса потребовал больших вложений. Каждый бизнес и его автоматизация требуют индивидуального подхода. Работайте с профессионалами!

Хороших Вам продаж!

 Подробнее задать вопрос можно нашему консультанту. Спасибо!

Основы проектирования СКС

Любой бизнес использует в своей работе вычислительные системы: где-то это пара обычных ноутбуков, а где-то целый парк серверного оборудования. Но как бы ни выглядела компьютерная инфраструктура, она точно использует в своей работе СКС. Структури́рованная ка́бельная систе́ма (СКС) — законченная совокупность кабелей связи и коммутационного оборудования, отвечающая требованиям соответствующих нормативных документов. (http://wikipedia.org). Простым языком — это все кабели вашего предприятия, которые используются для связи серверного оборудования, компьютеров, принтеров, телефонов и т. п., а также списка документов и определенных правил, которые все эти связи описывают.

Даже одиноко стоящий ноутбук подключенный к интернету это узел СКС. Ведь чтобы ноутбук получил интернет, его нужно подключить либо кабелем, либо по wi-fi к роутеру, который все равно будет соединяться кабелем с провайдером интернета. А правила и список документов СКС — договор и лист настроек от провайдера.

На начальном этапе развития ИТ-инфраструктуры крайне редко осуществляется продуманное планирование СКС. Все прекрасно себя чувствуют, катаясь на офисных стульях по компьютерным проводам, интернет работает, за телефон отвечает специально выделенный человек — секретарь. Самое интересное начинается после того как фирма расширяется и снимает несколько помещений, особенно ярко проблемы с СКСпроявляются, если эти помещения находятся на значительном расстоянии друг от друга. Начинается неравная борьба человека и стихийно появляющихся «гирлянд» из роутеров и прочих сетевых устройств (обязательно есть 1-2 гуру, которые знают какой проводок пошевелить, чтобы все заработало). Так как же быть? Да и стоит ли заморачиваться, ведь и так все работает.

Давайте рассмотрим все «ЗА» и «ПРОТИВ» спонтанной организации сети:

  • нет четкой схемы, если что-то сломалось не всегда понятно, где кроется проблема;
  • возможны непонятные сбои в предоставлении сервисов: зависает интернет, нет подключения к базе, «у всех все работает, а у меня нет!», и прочие радости;
  • «сакральным» знанием о том, что куда и как втыкается обладают 1-2 человека, один уволился, второй в командировке — все пропало!;
  • масштабируемость (расширяемость, добавление новых узлов) такой сети оставляет желать лучшего;

+ экономия средств, на самом деле этот плюс условный, потому как дальнейшее развитие сети постоянно требует средств, и даже простой перенос компьютера из одного места в другое, может потребовать присутствия специалиста, который конечно возьмет с Вас оплату за свои услуги.

А что же даст нам грамотное планирование сети СКС?

  • Подробный план-схема, в котором сможет разобраться любой ИТ-профессионал.
  • Маркировка всех узлов, теперь нет вопросов куда ведет сетевая розетка и почему нет интернета на компьютере.
  • Настройка сети (к примеру не стоит пускать в одну сеть видеонаблюдение и компьютерный трафик, к счастью любое современное оборудование позволяет грамотно организовать трафик в сети).
  • Тестирование сети, даже грамотно спроектированная сеть может работать с ошибками (брак оборудования или расходных материалов).
  • Запас прочности, дублирование узлов при необходимости, быстрое устранение неполадок в процессе эксплуатации.
  • Масштабируемость, организовать новое рабочее место — не проблема, все прозрачно и понятно. Все изменения вносятся в план-схему.

Все это красиво выглядит на бумаге. А как на самом деле? Приведу несколько примеров из жизни, почему необходимо планировать СКС.

Пример №1.

- У нас постоянно подвисает база! А в соседнем кабинете все хорошо! Да и не у всех виснет, только у троих, остальные работают нормально, - с такой жалобой обратился один из потенциальных клиентов. После осмотра места происшествия выяснилось следующее: в кабинете было всего две сетевых розетки на 5 рабочих мест и один сетевой принтер. В целях экономии вместо установки новых розеток и протяжки кабелей СКС, поставили самый дешевый свитч (устройство для соединения компьютеров в одну сеть) и воткнули в него провода от 4 компьютеров и принтера. В итоге свитч периодически «сходил с ума», а единственный компьютер, который втыкался напрямую в сетевую розетку, работал всегда исправно. Т.е. в данном случае использовалось заведомо слабое оборудование.

Пример №2.

- Не работает розетка, всё подключено как надо, а связи нет, - после проведения монтажных работ, подрядчик не озаботился тестированием сети. В итоге, в розетке была неправильная очередность проводов, как следствие — отсутствие сигнала.

Пример №3.

- У нас подключено к сети специальное оборудование, но почему-то с ним периодически пропадает связь.
После консультаций с производителем оборудования выяснилось, что оно очень чувствительно к количеству трафика в сети. Проблема решилась тонкой настройкой сетевого оборудования. Ничего дополнительно покупать и «тянуть провода» не понадобилось.

Пример №4.

- Шевелю проводок и связь появляется! - очень распространенная проблема, некачественно обжат провод. Штекер, наконечник провода, плохо закреплен - из-за этого все проблемы.

Таких примеров достаточно много. Главное, чтобы подобные неприятности не коснулись Вашего бизнеса. Ну, а в случае проблем — мы готовы прийти на помощь! Удачного Вам бизнеса!

Виртуальный офис под ключ

С развитием современных компьютерных технологий многие, казалось бы, незыблемые, вещи кардинально меняют свой уклад. К примеру, уже давно можно не выходить из дома, чтобы наполнить свой холодильник или увидеться с человеком из другой страны. Видеоконференции, онлайн чаты, ip-телефония — все эти современные технологии, а также многие другие уже стали повседневностью. Так что мешает владельцу бизнеса организовать виртуальный офис? Ответ — ничего. 

Рассмотрим ключевые внутренние каналы коммуникации для бизнеса: 

1) Телефония — на данный момент существует десятки, если не сотни способов организации онлайн общения для сотрудников виртуального офиса. Это может быть IP-телефония от поставщика услуг связи, многие интернет-провайдеры предлагают такие услуги как дополнительные сервисы при покупке канала интернет. 

cms

Существует множество компаний готовых предложить различные варианты облачной телефонии(SaaS – software as a service, ПО как услуга), при этом можно за месяц сменить несколько интернет-провайдеров и мест расположения (объехать несколько городов не теряя связь с коллегами). Если не вдаваться в детали, то можно выстроить связь таким образом, что при смене поставщика услуг телефонии, или провайдера интернет, или места расположения офиса Вы не потеряете связь с клиентами и сохраните свой многоканальный номер. Кроме этого не стоит забывать о всем известных инструментах коммуникации — Skype и различных мессенджерах.

2) Единое информационное пространство — все компании в своей работе используют общие документы, различные программы ведения учета деятельности организации, бухгалтерии и т.д. Для удобства работы сотрудников желательно организовать файловое хранилище для информации, с опцией разграничения прав. Реализовать такое хранилища можно различными методами — использовать обычные Google Docs, аренду сервера в дата-центре, либо другим способом, определенно можно сказать одно: организовать такое хранилище без привязки к конкретному месту расположения офиса более чем реально.

1c_virtual_office

3) Чат, почта — практика показывает, что какой бы удобной ни была IP-телефония в офисе, сотрудники с удовольствием используют внутренние чаты. Реализация корпоративного чата задача стандартная для развертывания офиса и может быть выполнена на любом оборудовании, не только на локальном сервере, но и на арендуемом облачном сервере. Что касается почты, то безусловно корпоративная почта добавляет весомости и имиджа компании и может быть настроена несколькими способами, в том числе без использования своих серверов. 

 В целом схему работы виртуального офиса можно свести к следующему варианту:

virtual_office

Сотрудники подключаются к виртуальному офису из любого места где есть интернет, сам виртуальный офис представляет из себя — арендуемый физический сервер в дата-центре, на котором с помощью технологии виртуализации можно разместить множество виртуальных серверов. К примеру для работы среднестатистической компании достаточно развернуть 5 виртуальных серверов:

  • Сервер VPN – отвечает за подключение сотрудников к нашему физическому серверу в дата-центре.
  • Сервер MAIL – почтовый сервер, он же может выступать в качестве сервера чата.
  • Файловый сервер — сервер, который будет обеспечивать обмен файлами между пользователями, предоставлять общие папки и возможность разграничивать к ним доступ.
  • Сервер БД (баз данных) — часто в работе организации используется различные программы для которых необходимы базы данных (к примеру 1С).
  • Сервер терминального доступа — на этом сервере в основном будут работать наши пользователи, к нему будут подключаться все наши сервисы: почта, чат, базы данных, файловые хранилища.

 Плюсы такой схемы:

  • Не требуется первичная закупка оборудования (не всегда владелец бизнеса может точно сказать, что будет с его бизнесом даже через полгода, аренда оборудования дает гибкость в принятии решений)
  • Всегда можно изменить арендуемые мощности, если не хватает ресурсов — заказать еще, либо отказаться от части ресурсов, если они не используются
  • Нет привязки к географическому расположению офиса, можно работать в модных нынче коворкингах, из дома, в поездках, и всегда держать руку на пульсе
  • Кроме того не стоит забывать о проверяющих органах, при проверке может случиться ситуация, когда Ваш сервер просто заберут, до выяснения обстоятельств. При аренде сервера в дата-центре (к примеру в Голландии) это исключено

 Минусы:

  • Необходимо постоянное интернет соединение
  • В будущем через пару лет купленное оборудование, может оказаться в итоге дешевле, чем арендуемый сервер

Обсудим минусы, интернет соединение на данный момент уже не является проблемой, конкуренция в этой области все выше, а цены соответственно постоянно снижаются. Что касается второго варианта, не стоит забывать, про вероятность технического сбоя, купленного оборудования, а также невозможность его поменять спустя полгода после ввода в эксплуатацию.

ИТ аутсорсинг (it-outsourcing)

ИТ аутсорсинг (IT outsourcing) — частичная или полная передача работ по поддержке, обслуживанию и модернизации ИТ-инфраструктуры в руки компаний, специализирующихся на абонентском обслуживании организаций и имеющих штат специалистов различной квалификации. Для них выполнение подобных работ является профильным направлением деятельности. 

Какие преимущества дает IT аутсорсинг перед штатным системным администратором?

shema

Как мы оказываем услуги по техническому обслуживанию вашей организации

  • Вы можете написать нам на e-mail
  • Открыть заявку самостоятельно через систему заявок OTRS с указанием приоритета
  • Позвонить оператору

 Какие услуги мы оказываем:

  • настройка правильной работы операционной системы, необходимых для производства программ и приложений;
  • создание и защита баз данных предприятия;
  • плановое обслуживание компьютерной техники: диагностика, обновление ПО;
  • поддержка работы корпоративных серверов;
  • помощь в устранении и профилактике заражения компьютерной техники вредоносными программами;
  • консультирование и, при необходимости, обучение штатных сотрудников работе с теми или иными программными продуктами, техникой в том числе консультации по телефону или электронной почте;